Nån annan ska göra jobbet!

Hög tid att styra upp personalfrågorna på jobbet? Eller ekonomiadministrationen? Eller nån annan administrativ funktion? Entusiastiskt går den för ändamålet anlitade konsulten igenom det nya upplägget som innebär att det blir DU som ska lära dig ännu ett nytt system. Känner du entusiasmen spira i kroppen – och känner du också att detta verkligen kommer att förenkla din vardag?

Historiskt anställde företag och organisationer människor som var duktiga på t.ex. personaladministration eller ekonomiadministration för att utföra uppdrag såsom registrering av nyanställd personal eller upprättande av verifikationer för ekonomiadministration. Man valde personer som både hade kunskaper på området och intresse för uppgiften – precis som man anställer ingenjörer för att utföra uppgifter såsom processdesign, maskinkonstruktion eller teknisk dokumentation. Men så föddes idén om att detta inte längre skulle vara modellen för framtiden. Istället för att den som var specialist skulle utföra specialistuppdragen så skulle dessa plötsligen utföras av alla UTOM just specialisterna, medan specialisterna istället skulle bli kontrollanter. Konkret handlade det om att köpa mängder av nya användarlicenser till den nya ultimata programvaran för X (där X=personaladministrativt system, ekonomiadministrativt system eller valfritt annat administrativt system) och sedan köra en snabbutbildning av all personal samtidigt som man överlämnar en lathund på minst 50 sidor som inte alls förklarar vilka olika koder som ska föras in på de 24 Excelflikar som obevekligen måste fyllas i för att DU ska anses ha löst din uppgift. Givetvis blir det fel – särskilt om du bara använder detta system nån gång ibland och därför måste läsa igenom stresshunden, förlåt lathunden, inför varje användningstillfälle. Den uppgift som för specialisten tog fem minuter att utföra tar istället åtskilliga timmar för DIG att utföra – mitt eget rekord vad gäller det personaladministrativa systemet Heroma är 40 timmar istället för fem minuter.

Det som till organisationens specialistfunktion sålts in som ett kraftfullt verktyg för rationalisering i och med att sagda specialistfunktion nu kan slippa ifrån rutinarbetet och istället fokusera på att genom stickprov och annat säkerställa en hög kvalitet – det systemet blir istället en farlig tidstjuv och källa till stor frustration i hela organisationen samtidigt som det också blir en garant för många fel av just det slaget systemet var tänkt att avhjälpa. Det enda som rationaliseras är specialistfunktionen som sådan där ett par tjänster kan plockas bort, medan den utförande organisationen istället skulle behöva byggas ut avsevärt mer för att kompensera för de nypåförda arbetsuppgifterna. Dessa tenderar snabbt också att bli huvudsak istället för bisak i den utförande organisationen. Vinnaren – för det finns givetvis också en sådan i den här soppan – är så klart systemleverantören som istället för att sälja en handfull användarlicenser till specialistfunktionen nu får sälja mängder till organisationens samtliga medarbetare. Men någon vinnare i organisationen finns inte.

Värt att notera är också att det alltid är de administrativa funktionerna som ska dyvlas på den utförande organisationen – aldrig tvärtom – att den utförande organisationens specialistuppgifter plötsligen ska utföras av ekonomi- eller personalavdelningarna med hjälp av ett nytt system och en ny lathund. Det skulle bli alltför uppenbart för de inblandade att detta inte skulle fungera eftersom sagda avdelningars personal inte har vare sig kunskaper eller intresse för frågorna – och kunderna skulle också snabbt reagera på att få en Volvo byggd av personalavdelningen istället för av bandets personal. Så varför går då alla organisationer sedan ett decennium tillbaka i samma fälla – att undervärdera personal- och ekonomiavdelningarnas specialistkunskaper och tycka att utförandet istället ska göras av DIG?

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *